Créer le tiers
Enregistrer fournisseur, prestataire ou sous-traitant avec son contexte contractuel.
QAVIRIO BUSINESS OPERATIONS
Qavirio Vigilance
Documents, échéances et preuves autour des prestataires et sous-traitants.
Vigilance est conçu pour les organisations qui ne veulent plus suivre les documents des prestataires et sous-traitants dans des e-mails, dossiers et tableurs dispersés. Le module réunit statut documentaire, échéance, contrôle et historique dans un même flux opérationnel.
OFFRE250 € HT / mois
DU PROBLÈME AU WORKFLOW
Un document peut exister et pourtant devenir inutilisable opérationnellement.
Assurances, attestations, certificats et documents contractuels ont souvent une durée de validité ou un point de contrôle. Sans responsable, prochaine date de contrôle et preuve de vérification, le risque naît précisément entre les systèmes administratifs.
- Documents dispersés dans e-mails et disques réseau
- Aucune date d’expiration ou de recontrôle univoque
- Difficile de prouver qui a contrôlé quoi et quand
- Dossier incomplet découvert lorsque le travail est déjà engagé
Définir les exigences
Définir les documents requis et leurs règles de validité ou de recontrôle.
Conserver la preuve
Téléverser le document et enregistrer contrôle, date, acteur et commentaire éventuel.
Piloter le recontrôle
Tableau de bord et notifications rendent visibles les dossiers à recontrôler ou expirés.
CAPACITÉS
Ce que le système fait réellement.
Une fonctionnalité n’a de valeur que si elle rend une tâche, une décision ou un transfert plus simple et contrôlable.
Registre documentaire
Voir par tiers les preuves présentes, manquantes ou expirées.
Historique des contrôles
Conserver acteur, date, résultat et source pour la traçabilité.
Workflow d’échéance et recontrôle
File de travail pour contrôles à venir, documents expirés et exceptions.
Responsabilités & rôles
Limiter qui peut évaluer, modifier ou seulement consulter les documents.
Statut dossier
Un statut synthétique par fournisseur ou sous-traitant sans masquer la preuve source.
Limite conformité explicite
Qavirio structure workflow et preuves ; l’appréciation juridique reste une responsabilité de l’organisation.
PERSONNES & RÔLES
L’interface suit la responsabilité.
Administration / ADV
Gère documents, rappels et pièces manquantes.
Achats / exploitation
Voit si un tiers peut être validé selon les règles internes.
Direction / audit
Peut examiner statut, exceptions et historique des contrôles.
CAS D’USAGEBTP FACILITY / SERVICES AUDIT
Conçu pour des scénarios réels.
Dossiers sous-traitants
Une entreprise BTP suit attestations, assurances et recontrôles périodiques par sous-traitant.
Nombreux prestataires
Une organisation multi-site veut une seule file pour les documents nécessitant une action sous 30 jours.
Retrouver la preuve
Lors d’un contrôle, la version examinée, l’acteur et la date doivent être visibles.
INGÉNIERIE & CONFIANCE
La technologie n’est solide que lorsque ses limites sont visibles.
Workflow documentaire sur le même socle managé.
Vigilance fonctionne comme module du socle Qavirio Business Operations, avec isolation tenant, rôles, métadonnées documentaires, notifications et audit partagés.
Sécurité & données
- Isolation tenant et accès par rôle
- Accès documentaire selon le besoin d’en connaître
- Modifications et contrôles auditables
- Rétention et suppression configurables par déploiement
- Aucune conclusion juridique automatique à partir d’un simple PDF
Commencer par une entrée de données contrôlable ; automatiser ensuite lorsque cela apporte de la valeur.
Les intégrations avec portails fournisseurs, API ou services de vérification peuvent être ajoutées selon le besoin client après analyse technique et confirmation du périmètre.
Déploiement & exploitation
Qavirio Managed Cloud
Standard pour petites et moyennes organisations : accès navigateur, hébergement, sauvegardes et mises à jour par Qavirio.
Option dédiée / privée
Pour les organisations plus importantes ou réglementées, le déploiement est défini pendant la discovery technique.
OFFRE
250 € HT / mois
3 000 € HT / an · mise en service 690 € HT · jusqu’à 10 utilisateurs
À valider explicitement
- Hébergement Qavirio Managed Cloud inclus
- Sauvegardes, mises à jour et maintenance technique incluses
- Onboarding à distance et accompagnement utilisateurs inclus
PARLONS DU CAS D’USAGE
Discuter du cas d’usage →Cela correspond-il au problème que vous souhaitez résoudre ?
Un premier échange porte sur l’objectif, les utilisateurs, les systèmes existants, les risques et le résultat souhaité — pas sur la vente du maximum de logiciel.