Relatie aanmaken
Leverancier, prestataire of onderaannemer met contractcontext registreren.
QAVIRIO BUSINESS OPERATIONS
Qavirio Vigilance
Documenten, vervaldata en bewijs rond leveranciers en onderaannemers.
Vigilance is ontworpen voor organisaties die documenten van prestataires en onderaannemers niet langer via losse e-mails, mappen en spreadsheets willen bewaken. De module brengt documentstatus, vervaldatum, controle en historie in één operationele werkstroom.
AANBOD€ 250 HT / maand
VAN PROBLEEM NAAR WERKSTROOM
Een document kan aanwezig zijn en toch operationeel onbruikbaar worden.
Verzekeringen, attesten, certificaten en contractdocumenten hebben vaak een geldigheidsduur of controlepunt. Zonder duidelijke eigenaar, volgende controledatum en bewijs van verificatie ontstaat risico precies tussen de administratieve systemen in.
- Documenten verspreid over mailboxen en netwerkschijven
- Geen eenduidige verval- of hercontroledatum
- Moeilijk aantonen wie wat wanneer heeft gecontroleerd
- Onvolledig dossier pas zichtbaar wanneer het werk al loopt
Vereisten bepalen
Bepaal welke documenten nodig zijn en welke geldigheid of hercontrole geldt.
Bewijs vastleggen
Upload document, registreer controle, datum, actor en eventuele opmerking.
Hercontrole sturen
Dashboard en notificaties maken aankomende of verlopen dossiers zichtbaar.
CAPABILITIES
Wat het systeem daadwerkelijk doet.
Functies krijgen pas waarde wanneer ze een concrete taak, beslissing of overdracht eenvoudiger en controleerbaar maken.
Documentregister
Per externe partij zien welke bewijsstukken aanwezig, ontbrekend of verlopen zijn.
Controlehistorie
Actor, datum, uitkomst en bron vastleggen voor traceerbaarheid.
Verval- en hercontroleworkflow
Werkbak voor aankomende controles, verlopen documenten en uitzonderingen.
Eigenaarschap & rollen
Beperk wie documenten kan beoordelen, wijzigen of alleen raadplegen.
Dossierstatus
Eén samengevatte status per leverancier of onderaannemer, zonder bronbewijs te verbergen.
Bewuste compliancegrens
Qavirio registreert workflow en bewijs; juridische beoordeling blijft een organisatorische verantwoordelijkheid.
MENSEN & ROLLEN
De interface volgt verantwoordelijkheid.
Administratie / ADV
Beheert documenten, herinneringen en ontbrekende stukken.
Achats / exploitation
Ziet of een externe partij operationeel kan worden vrijgegeven volgens eigen regels.
Direction / audit
Kan status, uitzonderingen en controlehistorie beoordelen.
USE CASESBTP FACILITY / SERVICES AUDIT
Ontworpen voor echte scenario’s.
Onderaannemersdossiers
Een bouwbedrijf bewaakt attesten, verzekeringen en periodieke hercontroles per onderaannemer.
Veel prestataires
Een multi-site organisatie wil één werkbak voor documentatie die binnen 30 dagen aandacht vraagt.
Bewijs terugvinden
Bij een controle moet zichtbaar zijn welke versie is beoordeeld, door wie en op welke datum.
ENGINEERING & TRUST
Techniek is pas sterk als de grenzen zichtbaar zijn.
Documentworkflow op dezelfde beheerde platformkern.
Vigilance werkt als module boven de Qavirio Business Operations-kern, met tenant-isolatie, rollen, documentmetadata, notificaties en audit als gedeelde diensten.
Security & data
- Tenant-isolatie en role-based access
- Documenttoegang volgens need-to-know
- Auditbare wijzigingen en controles
- Retentie en verwijdering configureerbaar per inzet
- Geen automatische juridische conclusie uit alleen een PDF
Begin met controleerbare data-invoer; automatiseer daarna waar het loont.
Integraties met leveranciersportalen, API’s of verificatiediensten kunnen klant-specifiek worden toegevoegd na technische analyse en bevestiging van de scope.
Deployment & operations
Qavirio Managed Cloud
Standaard voor kleine en middelgrote organisaties: browsertoegang, hosting, backups en updates door Qavirio.
Dedicated / private option
Voor grotere of gereguleerde organisaties wordt deployment tijdens technische discovery bepaald.
AANBOD
€ 250 HT / maand
€ 3.000 HT / jaar · mise en service € 690 HT · tot 10 gebruikers
Nog expliciet te valideren
- Qavirio Managed Cloud hosting inbegrepen
- Backups, updates en technisch onderhoud inbegrepen
- Remote onboarding en gebruikersondersteuning inbegrepen
BESPREEK DE USE CASE
Use-case bespreken →Past dit bij het probleem dat u wilt oplossen?
Een eerste gesprek gaat over doel, gebruikers, bestaande systemen, risico’s en gewenste uitkomst — niet over het verkopen van zoveel mogelijk software.