Relatie aanmaken
Leverancier, prestataire of onderaannemer met contractcontext registreren.
QAVIRIO BUSINESS OPERATIONS
Qavirio Vigilance
Documenten, vervaldata en bewijs rond leveranciers en onderaannemers.
Vigilance is ontworpen voor organisaties die documenten van prestataires en onderaannemers niet langer via losse e-mails, mappen en spreadsheets willen bewaken. De module brengt documentstatus, vervaldatum, controle en historie in één operationele werkstroom.
01 · Doel
Waarom dit product bestaat.
Vigilance is ontworpen voor organisaties die documenten van prestataires en onderaannemers niet langer via losse e-mails, mappen en spreadsheets willen bewaken. De module brengt documentstatus, vervaldatum, controle en historie in één operationele werkstroom.
02 · Operationeel probleem
Een document kan aanwezig zijn en toch operationeel onbruikbaar worden.
Verzekeringen, attesten, certificaten en contractdocumenten hebben vaak een geldigheidsduur of controlepunt. Zonder duidelijke eigenaar, volgende controledatum en bewijs van verificatie ontstaat risico precies tussen de administratieve systemen in.
Documenten verspreid over mailboxen en netwerkschijvenGeen eenduidige verval- of hercontroledatumMoeilijk aantonen wie wat wanneer heeft gecontroleerdOnvolledig dossier pas zichtbaar wanneer het werk al loopt
03 · Hoe het werkt01 02 03 04
Van invoer naar gecontroleerde opvolging.
Vereisten bepalen
Bepaal welke documenten nodig zijn en welke geldigheid of hercontrole geldt.
Bewijs vastleggen
Upload document, registreer controle, datum, actor en eventuele opmerking.
Hercontrole sturen
Dashboard en notificaties maken aankomende of verlopen dossiers zichtbaar.
04 · Mogelijkheden
Documentregister
Per externe partij zien welke bewijsstukken aanwezig, ontbrekend of verlopen zijn.
Controlehistorie
Actor, datum, uitkomst en bron vastleggen voor traceerbaarheid.
Verval- en hercontroleworkflow
Werkbak voor aankomende controles, verlopen documenten en uitzonderingen.
Eigenaarschap & rollen
Beperk wie documenten kan beoordelen, wijzigen of alleen raadplegen.
Dossierstatus
Eén samengevatte status per leverancier of onderaannemer, zonder bronbewijs te verbergen.
Bewuste compliancegrens
Qavirio registreert workflow en bewijs; juridische beoordeling blijft een organisatorische verantwoordelijkheid.
05 · Gebruikerservaring & rollen
Administratie / ADV
Beheert documenten, herinneringen en ontbrekende stukken.
Achats / exploitation
Ziet of een externe partij operationeel kan worden vrijgegeven volgens eigen regels.
Direction / audit
Kan status, uitzonderingen en controlehistorie beoordelen.
06 · Gebruiksscenario’sBTP FACILITY / SERVICES AUDIT
Onderaannemersdossiers
Een bouwbedrijf bewaakt attesten, verzekeringen en periodieke hercontroles per onderaannemer.
Veel prestataires
Een multi-site organisatie wil één werkbak voor documentatie die binnen 30 dagen aandacht vraagt.
Bewijs terugvinden
Bij een controle moet zichtbaar zijn welke versie is beoordeeld, door wie en op welke datum.
VERDIEPING
Vigilance uitgelegd: leveranciersbewijs bruikbaar houden in de tijd.
Vigilance is ontworpen rond de lifecycle van documenten en niet alleen rond opslag. Een leveranciers- of onderaannemersdossier kan vandaag het juiste PDF-bestand bevatten en volgende maand toch onvolledig zijn omdat een attestation, verzekeringsbewijs of contractueel document verloopt. Het operationele probleem is daarom niet alleen een bestand vinden; het is weten welk bewijs voor welke relatie vereist is, of het is gecontroleerd, wanneer het vervalt en welke opvolging nodig is. Vigilance zet die vragen om in een gedeeld statusmodel zodat een organisatie kan wegbewegen van verspreide mappen en herinneringen in spreadsheets.
Bewijs heeft herkomst en status nodig
Een bruikbaar record moet de leverancier, het documenttype, de geldigheidsperiode, de verificatiedatum en de persoon of het proces dat voor de controle verantwoordelijk is identificeren. Vervalalerts worden dan een gevolg van bekend bewijs in plaats van een los agenda-item. De productrichting is bewust stapsgewijs: organisaties kunnen beginnen met controleerbare invoer en documentupload en specifieke verificatie- of importpaden pas automatiseren wanneer een betrouwbare externe interface en een duidelijke juridische of operationele regel dat rechtvaardigen. Vigilance wordt daarom gepositioneerd als workflow- en evidencesysteem, niet als belofte dat software iedere wettelijke verplichting automatisch verifieert.
07 · Architectuur
Documentworkflow op dezelfde beheerde platformkern.
Vigilance werkt als module boven de Qavirio Business Operations-kern, met tenant-isolatie, rollen, documentmetadata, notificaties en audit als gedeelde diensten.
External party→Requirements→Documents / evidence→Verification→Expiry / audit
08 · Security & data
Tenant-isolatie en role-based accessDocumenttoegang volgens need-to-knowAuditbare wijzigingen en controlesRetentie en verwijdering configureerbaar per inzetGeen automatische juridische conclusie uit alleen een PDF
09 · Integratie
Begin met controleerbare data-invoer; automatiseer daarna waar het loont.
Integraties met leveranciersportalen, API’s of verificatiediensten kunnen klant-specifiek worden toegevoegd na technische analyse en bevestiging van de scope.
10 · Deployment & hosting
Qavirio Managed Cloud
Standaard voor kleine en middelgrote organisaties: browsertoegang, hosting, backups en updates door Qavirio.
Dedicated / private option
Voor grotere of gereguleerde organisaties wordt deployment tijdens technische discovery bepaald.
11 · Operations & support
12 · Commercieel aanbod
€ 250 HT / maand
€ 3.000 HT / jaar · mise en service € 690 HT · tot 10 gebruikers
Qavirio Managed Cloud hosting inbegrepenBackups, updates en technisch onderhoud inbegrepenRemote onboarding en gebruikersondersteuning inbegrepen
13 · Contact / demo
Use-case bespreken →Bespreek dit product met Qavirio.
Een eerste bespreking richt zich op de use-case, organisatie, bestaande systemen, beveiligingseisen en gewenste deployment voordat een voorstel wordt gemaakt.