Créer le tiers
Enregistrer fournisseur, prestataire ou sous-traitant avec son contexte contractuel.
QAVIRIO BUSINESS OPERATIONS
Qavirio Vigilance
Documents, échéances et preuves autour des prestataires et sous-traitants.
Vigilance est conçu pour les organisations qui ne veulent plus suivre les documents des prestataires et sous-traitants dans des e-mails, dossiers et tableurs dispersés. Le module réunit statut documentaire, échéance, contrôle et historique dans un même flux opérationnel.
01 · Objectif
Pourquoi ce produit existe.
Vigilance est conçu pour les organisations qui ne veulent plus suivre les documents des prestataires et sous-traitants dans des e-mails, dossiers et tableurs dispersés. Le module réunit statut documentaire, échéance, contrôle et historique dans un même flux opérationnel.
02 · Problème opérationnel
Un document peut exister et pourtant devenir inutilisable opérationnellement.
Assurances, attestations, certificats et documents contractuels ont souvent une durée de validité ou un point de contrôle. Sans responsable, prochaine date de contrôle et preuve de vérification, le risque naît précisément entre les systèmes administratifs.
Documents dispersés dans e-mails et disques réseauAucune date d’expiration ou de recontrôle univoqueDifficile de prouver qui a contrôlé quoi et quandDossier incomplet découvert lorsque le travail est déjà engagé
03 · Comment ça fonctionne01 02 03 04
De l’entrée au suivi contrôlé.
Définir les exigences
Définir les documents requis et leurs règles de validité ou de recontrôle.
Conserver la preuve
Téléverser le document et enregistrer contrôle, date, acteur et commentaire éventuel.
Piloter le recontrôle
Tableau de bord et notifications rendent visibles les dossiers à recontrôler ou expirés.
04 · Fonctionnalités
Registre documentaire
Voir par tiers les preuves présentes, manquantes ou expirées.
Historique des contrôles
Conserver acteur, date, résultat et source pour la traçabilité.
Workflow d’échéance et recontrôle
File de travail pour contrôles à venir, documents expirés et exceptions.
Responsabilités & rôles
Limiter qui peut évaluer, modifier ou seulement consulter les documents.
Statut dossier
Un statut synthétique par fournisseur ou sous-traitant sans masquer la preuve source.
Limite conformité explicite
Qavirio structure workflow et preuves ; l’appréciation juridique reste une responsabilité de l’organisation.
05 · Expérience utilisateur & rôles
Administration / ADV
Gère documents, rappels et pièces manquantes.
Achats / exploitation
Voit si un tiers peut être validé selon les règles internes.
Direction / audit
Peut examiner statut, exceptions et historique des contrôles.
06 · Cas d’usageBTP FACILITY / SERVICES AUDIT
Dossiers sous-traitants
Une entreprise BTP suit attestations, assurances et recontrôles périodiques par sous-traitant.
Nombreux prestataires
Une organisation multi-site veut une seule file pour les documents nécessitant une action sous 30 jours.
Retrouver la preuve
Lors d’un contrôle, la version examinée, l’acteur et la date doivent être visibles.
COMPRENDRE EN DÉTAIL
Vigilance en détail : maintenir les preuves fournisseurs utilisables dans le temps.
Vigilance est conçu autour du cycle de vie documentaire plutôt que du simple stockage. Un dossier fournisseur ou sous-traitant peut contenir le bon PDF aujourd’hui et devenir incomplet le mois suivant parce qu’une attestation, une assurance ou une pièce contractuelle expire. Le problème opérationnel n’est donc pas seulement de retrouver un fichier, mais de savoir quelle preuve est requise pour quelle relation, si elle a été contrôlée, quand elle expire et quelle relance doit intervenir. Vigilance transforme ces questions en modèle de statut partagé afin de sortir des dossiers dispersés et des rappels dans des tableurs.
La preuve a besoin de provenance et de statut
Un enregistrement utile doit identifier fournisseur, type de document, période de validité, date de vérification et personne ou processus responsable du contrôle. Les alertes d’échéance deviennent alors une conséquence de preuves connues plutôt qu’un rappel de calendrier isolé. La direction produit est volontairement progressive : une organisation peut commencer par saisie contrôlable et dépôt documentaire, puis automatiser certains contrôles ou imports seulement lorsqu’une interface externe fiable et une règle juridique/opérationnelle claire le justifient. Vigilance est donc présenté comme système de workflow et de preuve, pas comme promesse de vérification automatique de toute obligation légale.
07 · Architecture
Workflow documentaire sur le même socle managé.
Vigilance fonctionne comme module du socle Qavirio Business Operations, avec isolation tenant, rôles, métadonnées documentaires, notifications et audit partagés.
External party→Requirements→Documents / evidence→Verification→Expiry / audit
08 · Sécurité & données
Isolation tenant et accès par rôleAccès documentaire selon le besoin d’en connaîtreModifications et contrôles auditablesRétention et suppression configurables par déploiementAucune conclusion juridique automatique à partir d’un simple PDF
09 · Intégration
Commencer par une entrée de données contrôlable ; automatiser ensuite lorsque cela apporte de la valeur.
Les intégrations avec portails fournisseurs, API ou services de vérification peuvent être ajoutées selon le besoin client après analyse technique et confirmation du périmètre.
10 · Déploiement & hébergement
Qavirio Managed Cloud
Standard pour petites et moyennes organisations : accès navigateur, hébergement, sauvegardes et mises à jour par Qavirio.
Option dédiée / privée
Pour les organisations plus importantes ou réglementées, le déploiement est défini pendant la discovery technique.
11 · Exploitation & support
12 · Offre commerciale
250 € HT / mois
3 000 € HT / an · mise en service 690 € HT · jusqu’à 10 utilisateurs
Hébergement Qavirio Managed Cloud inclusSauvegardes, mises à jour et maintenance technique inclusesOnboarding à distance et accompagnement utilisateurs inclus
13 · Contact / démo
Discuter du cas d’usage →Parler de ce produit avec Qavirio.
Un premier échange porte sur le cas d’usage, l’organisation, les systèmes existants, les exigences sécurité et le déploiement souhaité avant toute proposition.